Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING van Grote Münsterlander Vereniging België vzw (versie 30/10/2018)

Dit is de privacyverklaring van de Grote Münsterlander Vereniging België vzw (kortweg GMVB vzw), momenteel gevestigd in Holsbeek en ingeschreven in het handelsregister van de Rechtbank van Koophandel onder nummer 885.974.739.

De GMVB vzw vindt de bescherming van uw persoonsgegevens belangrijk, gaat er zorgvuldig mee om, is verantwoordelijk voor de verwerking ervan en tracht uw privacy te waarborgen. In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679) omschrijft de onderstaande privacyverklaring welke persoonsgegevens de vereniging verwerkt en voor welke doeleinden ze die gebruikt. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring hierover vragen heeft of contact met de vereniging wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Grote Münsterlander Vereniging België vzw

Dutselhoek 6, 3220 Holsbeek

torfs.natasja@gmail.com

 

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten en producten. Door uw inschrijving bij de vereniging stemt u in met een beperkt gebruik van uw gegevens m.b.t. uzelf en uw hond, voor de doeleinden van de vereniging, zoals hieronder omschreven. Bij elke inschrijving voor een activiteit van de vereniging herinnert GMVB vzw de deelnemer aan dit privacybeleid.

Waarvoor verwerkt GMVB vzw welke persoonsgegevens ?

GMVB vzw verwerkt uw persoonsgegevens t.b.v. de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • op contractuele grond, in het kader van:
    • uw lidmaatschap van GMVB vzw en daarbij horende ledenadministratie,
    • uw inschrijving voor en/of deelname aan activiteiten van de GMVB vzw, zoals jachtvaardigheidsproeven, doedagen, wandelingen, ledenvergaderingen, veldwedstrijden … al dan niet (mede) georganiseerd of gecontroleerd door partners van de GMVB zoals de Koninklijke Kynologische Unie Sint-Hubertus (KKUSH), het Verband Grosse Münsterländer (VGM, onze zustervereniging in Duitsland) en de overkoepelende internationale GM-vereniging (IGM),
    • verzenden van het (digitale) verenigingsblad,
    • opvolgen van (terug)betalingen en verzekering,
  • op grond van gerechtvaardigd belang, in het kader van:
    • opmaken van catalogus, deelnemerslijst, ranglijst en diploma n.a.v. uw deelname aan activiteiten zoals voorjaarsproef en rastentoonstelling,
    • meedelen van contactgegevens van de organisatie van onze activiteiten,
    • online plaatsen van het bestuur van de GMVB vzw,
    • verzenden van informatie over activiteiten van de GMVB vzw, nieuwsbrieven (mits toestemming) – bestuurdersinformatie – uitnodigingen,
    • eventuele inlogmogelijkheid voor bepaalde toepassingen,
    • de verzekering,
  • op wettelijke basis, in het kader van:
    • bijhouden van boekhoudkundige geschriften.

Voor de bovenstaande doelstellingen verzamelt de GMVB vzw van u (mogelijk) de volgende gegevens:

  • persoonlijke identiteitsgegevens:
    • voornaam, achternaam, voorletters, nationaliteit,
  • persoonlijke contactgegevens:
    • adres, woonplaats, postcode, e-mailadres, telefoonnummer,
  • gegevens t.g.v. uw lidmaatschap van GMVB vzw:
    • aantal jaren lid, deelname aan activiteiten, rekeningnummer en betalingen,
  • beeldmateriaal:
    • aan activiteiten gerelateerde foto’s, door u ingezonden foto’s of filmpjes,
  • gegevens over uw hond:
    • hondennaam + eventuele roepnaam, chipnummer, stamboeknummer, geboortedatum, namen en stamboeknummers van de ouders van uw hond, naam en voornaam van de fokker van uw hond, resultaten op rastentoonstelling, jachtproeven, veldwedstrijden of shows,
  • gegevens m.b.t fokken:
    • kennelnaam, adres- en contactgegevens van de kopers van uw pups, eventueel KKUSH-kennelnummer, gegevens gezondheidsonderzoeken in het kader van het fokreglement van GMVB vzw en KKUSH.
  • eventueel gegevens m.b.t. jagen:
    • eventueel nummer jachtvergunning.

GMVB vzw verzamelt enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt via o.a. inschrijvings-, invul- en contactformulieren op de website of via persoonlijk/telefonisch/e-mailcontact en gebruikt die alleen voor de hierboven vermelde doeleinden. De vereniging verzamelt geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van KKUSH of zusterverenigingen zoals Verband Grosse Münsterländer (VGM e.v.) en Nederlandse Grote Münsterlander Vereniging (NGMV).

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vereniging vraagt dat u de vermelde gegevens, indien van toepassing, verstrekt om lid te worden of om deel te nemen aan activiteiten van de vereniging, uitgezonderd beeldmateriaal (voor public relations) en contactgegevens (voor direct marketing). In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken. Niet verstrekken van de gevraagde gegevens leidt tot niet publiceren van gerichte foto’s van u en niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers

De vereniging verstrekt uw gegevens aan derde partijen enkel indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden, bijvoorbeeld verzorgen van de internetomgeving (webhosting) en verzekering van de vereniging. GMVB vzw geeft nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. Met eventuele externe dienstverleners maakt de vereniging de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden – ontvangers

 

De GMVB vzw deelt persoonsgegevens met de volgende externe partij(en): de rechtbank van koophandel in het kader van de VZW-wetgeving. Deze partij dient de beveiliging van de haar verstrekte persoonsgegevens te waarborgen en vertrouwelijk te behandelen. Occasionele uitwisseling van e-mailadressen aan organisatoren van de eigen GMVB-activiteiten leiden tot een tijdelijke bewaring die niet verder reikt dan de bedoelde activiteit.

GMVB vzw geeft deze gegevens niet door aan andere derden tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is of u daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Op geen enkel moment verkoopt of verhuurt GMVB vzw uw persoonsgegevens aan derde partijen, noch geeft ze uw contactgegevens door aan derden voor commerciële doeleinden.

Bewaren van persoonsgegevens

GMVB vzw bewaart enkel persoonsgegevens welke u zelf heeft verstrekt. Ze bewaart deze ten minste zolang u bent aangesloten bij de vereniging en niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, rekening houdend met de termijn noodzakelijk om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. boekhouding). GMVB vzw actualiseert elk jaar haar ledenlijst met persoonsgevens. Het bestuur van GMVB vzw – in het bijzonder de secretaris en de penningmeester – beheert en bewaart de gegevens niet langer dan 5 jaar na laatste gebruik voor de historiek van aansluitingen en ontslagen.

Beveiliging van de gegevens

GMVB vzw beveiligt uw persoonsgegevens tegen onrechtmatige verwerking door deze beperkt be-schikbaar te houden binnen het bestuur en door een passende gedragscode te respecteren m.b.t. de persoons- en contactgegevens van haar leden. Deze is opgenomen in het huishoudelijk reglement van GMVB vzw en onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de gegevensbescherming. Enkel van de bestuursleden en leden met een afgebakende taak binnen de vereniging publiceert GMVB vzw de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres op haar website onder de rubriek ‘Bestuur’.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage, kopie, aanpassing en verwijdering van de persoonsgegevens die GMVB vzw van u heeft ontvangen. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is. Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van en de wijze waarop GMVB vzw met uw persoonsgegevens omgaat en verwerkt. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kunt u de vereniging contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. GMVB vzw kan u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Met een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten, kunt u terecht bij het secretariaat van de vereniging (zie hoger).

Daarnaast heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan de privacyverklaring van GMVB vzw

GMVB vzw kan zijn privacyverklaring aanpassen, zal deze aankondigen via de website en beveelt haar leden aan die regelmatig te raadplegen. De laatste wijziging gebeurde op 24 oktober 2018.